Privacynota voor sollicitanten van Aedes

Deze informatienota over de bescherming van persoonsgegevens en privacy (hierna de ‘privacynota‘) is opgesteld om u te informeren over de persoonsgegevens (hierna de ‘persoonsgegevens‘) die Aedes NV verwerkt, het doel van deze verwerking, de beschermingsmaatregelen, de bewaartermijnen en hoe u uw rechten met betrekking tot gegevensbescherming kunt uitoefenen.

Het is van toepassing op personen die solliciteren naar een mogelijke functie bij Aedes NV.

Deze nota is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Aedes NV (hierna ‘AEDES, wij, onze of ons‘), als verwerkingsverantwoordelijke, met maatschappelijke zetel in de Route des Canons 3, 5000 Namen, België en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer BE 0460.855.809. Het gaat om de persoonsgegevens van sollicitanten bij Aedes (hierna ‘sollicitant’ of ‘u‘).

Achter het begrip ‘persoonsgegevens‘ gaat een ruim scala aan gegevens schuil die als volgt worden gedefinieerd: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon[1].

De persoonsgegevens bevatten alle informatie die het mogelijk maakt u te identificeren, zoals gegevens over uw identiteit of beroepsleven.

[1] Artikel 4, lid 1 van de AVG

In de onderstaande tabel geven we aan welke categorieën persoonsgegevens Aedes over u verwerkt en op welke manier we die verzamelen.

In de onderstaande tabel vermelden we de doeleinden waarvoor Aedes uw persoonsgegevens verwerkt, de bijbehorende rechtsgronden waarop Aedes uw persoonsgegevens rechtmatig verwerkt en de categorieën persoonsgegevens (zoals hierboven geïdentificeerd) die voor deze doeleinden worden gebruikt:

(*) Wij zijn van mening dat uw belangen of vrijheden en fundamentele rechten die de bescherming van persoonsgegevens vereisen, niet zwaarder wegen dan onze gerechtvaardigde belangen bij het verwerken van dergelijke gegevens om te beoordelen of uw sollicitatie succesvol kan zijn, mits dergelijke gegevens op de juiste manier worden beveiligd.

Het begrip « geautomatiseerde individuele besluitvorming » wordt gedefinieerd als het recht van een betrokkene om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit waaraan voor hem rechtsgevolgen zijn verbonden of dat hem anderszins in aanmerkelijke mate treft[1].

Aedes gebruikt geen besluitvormingsprocessen die op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd, waaronder profilering. De beslissing om u al dan niet in dienst te nemen is daarom niet gebaseerd op een geautomatiseerde verwerking van uw persoonsgegevens.

[1] Artikel 22, lid 1 van de AVG

Om de hierboven vermelde doeleinden te bereiken, kunnen we uw persoonsgegevens delen met de volgende ontvangers:

Aedes zal uw persoonsgegevens niet doorgeven aan ontvangers in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) als zij geen passend niveau van bescherming van persoonsgegevens waarborgen.

Aedes heeft technische en organisatorische maatregelen getroffen in overeenstemming met de standaardpraktijken, om een adequaatbeveiligingsniveau voor de verwerkte persoonsgegevens te garanderen.

Veiligheid vereist echter inspanningen van alle betrokken partijen. We moedigen u daarom aan om bij te dragen aan deze inspanningen door zelf passende beveiligingsmaatregelen te nemen, zoals het gebruik van sterke wachtwoorden en het zorgvuldig bewaren van gebruikersnamen en wachtwoorden.

Aedes bewaart uw persoonsgegevens uitsluitend zolang als dit nodig is om de hiervoor beschreven doeleinden te realiseren.

We bewaren uw persoonsgegevens in onze wervingsdatabase voor een periode van maximaal 5 jaar.

U kunt op elk moment de volgende rechten uitoefenen:

• Recht op toegang: het recht om geïnformeerd te worden over en toegang te krijgen tot de persoonsgegevens die wij over u verwerken;
• Recht op rectificatie: het recht om uw persoonsgegevens door ons te laten rectificeren of bijwerken als deze onjuist of onvolledig zijn;
• Recht op wissen: het recht om uw persoonsgegevens door ons te laten wissen;
• Recht op beperking van de verwerking: het recht om te verkrijgen dat wij de verwerking van uw persoonsgegevens of een deel daarvan tijdelijk of permanent staken;
• Recht van bezwaar:
• het recht om op elk moment bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens met uw specifieke situatie verband houdende redenen;
• het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing;
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: het recht om een kopie van uw persoonsgegevens in elektronische vorm te ontvangen en het recht om deze persoonsgegevens over te dragen voor gebruik door een derde partij;
• Recht om bezwaar te maken tegen geautomatiseerde besluitvorming: het recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerde besluit waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden of dat u anderszins in aanmerkelijke mate treft.

Houd er rekening mee dat ieder recht om toegang, rectificatie, het wissen, beperking en bijhorende kennisgeving en overdraagbaarheid van gegevens aan te vragen of het recht om bezwaar te maken, kan worden beperkt door zwaarder wegende rechtmatige belangen.

Als betrokkene hebt u het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit (met name in de lidstaat van de Europese Unie waar u gewoonlijk verblijft, werkt of waar de overtreding plaatsvond), als u van mening bent dat de verwerking van persoonsgegevens in strijd is met de toepasselijke wetgeving op de bescherming van persoonsgegevens.

• HR-afdeling: onze HR-afdeling beantwoordt vragen over het wervingsproces en de bescherming van de gegevens van het personeel van Aedes die verband houden met hun arbeidsverhouding. Deze afdeling is dus uw eerste aanspreekpunt. U kunt een vraag of verzoek naar deze afdeling sturen via het volgende e-mailadres HR@aedesgroup.be.

• Functionaris voor gegevensbescherming: Aedes heeft een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangewezen; Als u meer informatie wilt over de verwerking van uw persoonsgegevens of als u uw rechten wilt uitoefenen op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, kunt u contact opnemen met de DPO op dpo@aedesgroup.be. De DPO kan de HR-afdeling raadplegen, wanneer die dit aangewezen acht.

• Als u meer informatie wilt over deze privacynota, kunt u uw verzoek sturen naar privacy@aedesgroup.be.

• Als u een klacht wilt indienen, kunt u contact opnemen met de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (CBG); u vindt de contactgegevens op de website van de CBG: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger.

We behouden ons het recht voor om naar eigen goeddunken delen van deze privacynota te allen tijde moment aan te passen, aan te vullen of te schrappen.