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La transparence, notre priorité Politique de confidentialité
Partie 1 Pourquoi cette Politique est-elle importante pour vous ?
La présente notice d’information relative à la protection des données à caractère personnel (ci-après, la « politique de confidentialité ») est établie afin de vous informer au sujet des données à caractère personnel traitées par AEDES S.A., agissant en qualité de responsable du traitement (ci-après, « nous, notre ou nos », selon le cas), dont le siège social est établi Route des Canons, 3, 5000 NAMUR et qui est inscrite auprès de la Banque-Carrefour des entreprises sous le numéro 0460.855.809.
Nous attachons une grande importance à la protection des données à caractère personnel qui nous sont confiées, notamment par nos assurés, courtiers et visiteurs de ce site web « https://www.aedesgroup.be/ » (ci-après, le « site web ») ainsi que toute autre personne concernée mentionnée ci-dessous (ci-après « vous »). C’est pourquoi nous sécurisons et protégeons vos données en conformité avec la législation applicable, en ce compris le Règlement général sur la protection des données[1] (ci-après, le « RGPD ») et la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.
Par le biais de cette déclaration de confidentialité, nous souhaitons vous informer sur les données à caractère personnel vous concernant que nous traitons, dans quel but nous les utilisons, et avec qui nous les partageons. Nous détaillons les fondements juridiques sur lesquels nous nous appuyons pour traiter vos données et nous vous expliquons vos droits et les choix à votre disposition.
[1] RÈGLEMENT (UE) 2016/679 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE.
Partie 2 Quelles données vous concernant traitons-nous et comment ?
Nous avons indiqué dans le tableau ci-dessous les catégories de données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet et la façon dont nous les collectons.
2.1.1. Vous êtes un assuré
| Catégories de données | Description des données |
| Données d’identification | Il s’agit de données nous permettant de vous identifier : nom, prénom, adresse, adresse email, téléphone. |
| Caractéristiques personnelles | Il s’agit de vos dates de naissance ou de permis. |
| Données relatives à une plainte | Il s’agit des informations relatives à une plainte comme le motif, le contenu de celle-ci. |
| Données relatives aux sinistres | Il s’agit du contenu de la déclaration d’accident comprenant vos données (reprenant vos données d’identification ainsi que le numéro du contrat d’assurance), les données de la partie adverse, des informations sur le sinistre/accident notamment la marque, modèle et numéro de la plaque d’immatriculation de la voiture, le nom du courtier, le numéro du permis, ainsi que le numéro du dossier sinistre. |
| Données financières (notamment dans le cadre d’une indemnisation) | Il s’agit du montant dû suite à un sinistre, du numéro de compte en banque et de la communication. |
| Données de santé (dans le cadre d’un sinistre corporel) | Il s’agit de la nature et de l’évaluation des lésions. |
2.1.2. Vous êtes un (candidat) Preneur d’assurance
| Catégories de données | Description des données |
| Données d’identification | Il s’agit de données nous permettant de vous identifier : nom, prénom, adresse, adresse email, téléphone. |
| Caractéristiques personnelles | Il s’agit de votre sexe, langue, nationalité et date de naissance. |
| Caractéristiques du logement | Il s’agit de données nous permettant d’identifier et de décrire votre type de logement et sa situation. |
| Profession et emploi | Il s’agit de données relatives à votre profession. |
| Composition du ménage | Il s’agit de données relatives à votre composition de ménage, notamment la possibilité de renseigner vos enfants. |
| Données financières | Il s’agit de votre numéro de compte en banque, montant dû, la communication structurée du paiement. |
| Numéro d’identification du registre national | Il s’agit de votre numéro d’identification national. |
| Données de santé | Il s’agit de votre déclaration d’absence de particularité physique vous permettant de conduire. |
| Données relatives aux condamnations et peines | Il s’agit de votre déclaration d’absence de retrait du permis de conduire, de condamnation liée à la conduite d’un véhicule. |
| Données relatives à votre police d’assurance | Il s’agit de données relatives à votre police d’assurance : numéro de proposition/contrat d’assurance, date de la police, informations relatives au type de police (qualité du candidat preneur, catégorie du risque, garantie demandées, durée du contrat, signature, déclarations du candidat preneur, montant de la prime), raison de la résiliation le cas échéant. |
| Données relatives aux sinistres | Il s’agit de données relatives à votre attestation de sinistre ainsi qu’aux données reprises dans la déclaration d’accident (données d’identification du client et de la partie adverse, des informations sur le sinistre, la marque, le modèle et le numéro de la plaque d’immatriculation de voiture, le nom du courtier, le numéro du permis, le numéro du contrat), le numéro du dossier sinistre, ainsi que les données relatives à un rapport d’expertise réalisé (données d’identification, description de l’expertise et estimation du montant du sinistre). |
| Données relatives au fichier RSR | Il s’agit de données relatives à votre présence et la raison de votre présence dans le fichier RSR (fichier inter-compagnies). |
| Données concernant les suspicions et mises en accusation | Il s’agit de données relatives à votre présence sur la liste Name Screening (fichier relatif à la Lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme). |
| Enregistrement d’images | Il s’agit de photos de votre habitation assurée ainsi que des photos éventuelles du sinistre (lieu du sinistre, véhicule, dommage). |
| Données relatives à un véhicule | Il s’agit des informations relatives au véhicule : la marque, le type, le numéro de la plaque d’immatriculation et/ou de châssis, la durée de validité du certificat d’assurance, le numéro de police d’assurance. |
| Enquêtes ou procès
|
Il s’agit des condamnations pénales (ou civiles), essentiellement en matière de roulage, ainsi que des résiliations par une autre compagnie d’assurance, vous affectant ou vous ayant affecté et qui ont une influence sur votre contrat. |
2.1.3. Vous êtes un tiers (partie adverse, victime, avocat, intervenant dans le dossier)
| Catégories de données | Description des données |
| Données d’identification | Il s’agit de données nous permettant de vous identifier (votre nom, prénom, adresse, adresse email, téléphone). |
| Caractéristiques personnelles | Il s’agit de votre date de naissance. |
| Données relatives à une plainte | Il s’agit de données que nous traitons lors de la gestion d’une plainte (données d’identification, motifs et contenu de la plainte). |
| Données relatives à un sinistre | Il s’agit de données contenues dans la déclaration d’accident (données d’identification du client et de la partie adverse, circonstances de l’accident), la marque, le modèle et le numéro de la plaque d’immatriculation de la voiture, le nom du courtier, le numéro du permis, le numéro du contrat, le numéro du dossier sinistre. |
| Données de santé dans le cadre d’un dommage corporel | Il s’agit des données de santés contenues dans les rapports médicaux et toutes pièces médicales (p. ex. la nature et l’évaluation des lésions). |
| Données financières | Il s’agit des montant dû, du numéro de compte en banque, la communication. |
2.1.4. Vous êtes un(e) visiteur/visiteuse de notre site web https://www.aedesgroup.be/
| Catégories de données | Description des données |
| Données d’identification des personnes de contact, votre message | Il s’agit de données nous permettant de vous identifier (votre nom, prénom, téléphone, email) ainsi que le contenu de votre message lorsque vous nous contactez via le formulaire https://www.aedesgroup.be/contact. |
Nous avons indiqué dans le tableau ci-dessous les finalités pour lesquelles nous traitons vos données à caractère personnel, les bases juridiques associées sur lesquelles nous nous fondons pour traiter légalement vos données à caractère personnel et les catégories de données à caractère personnel (telles que identifiées ci-dessus) utilisées à ces fins :
| Finalité | Fondement juridique | Catégories de données |
| Conclure une police d’assurance à votre bénéfice | L’exécution de mesures précontractuelles nécessaire à la conclusion de la police d’assurance | Données d’identification, caractéristiques personnelles et du logement, profession et emploi, composition du ménage, données concernant la police, données financières, numéro d’identification du registre national, données de santé, condamnations et peines |
| Contrôler les polices d’assurance et leur acceptation | Le contrat conclu entre vous et nousµ
Notre intérêt légitime Notre obligation légale |
Données d’identification, caractéristiques personnelles, données concernant la police, données de santé, condamnations et peines, la raison de votre présence dans le fichier RSR (fichier inter-compagnies) ou dans le fichier relatif à la Lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme. |
| Contrôler les polices incendie via un contrôle supplémentaire afin d’évaluer le risque réel | Le contrat conclu entre vous et nous | Données d’identification, données concernant la police, rapports d’expertise et enregistrement d’images (films, photos, vidéos) |
| Vous envoyer votre certificat d’assurance | Notre obligation légale | Données d’identification, caractéristiques personnelles, données relatives au véhicule et à la police |
| Gérer les plaintes que nous recevons | Notre obligation légale | Données d’identification, données relatives à la plainte |
| Gérer les résiliations de police d’assurance | Le contrat conclu entre vous et nous | Données d’identification, caractéristiques personnelles, données concernant la police, enregistrement d’images (films, photos, vidéos), données relatives aux enquêtes ou procès |
| Vérifier la couverture indemnitaire lors d’un sinistre | Le contrat conclu entre vous et nous | Données d’identification, caractéristiques personnelles, données concernant le sinistre |
| Déterminer le montant de l’indemnisation des sinistres tant pour les dommages corporels que non corporels | Le contrat conclu entre vous et nous et notre obligation légale | Données d’identification, caractéristiques personnelles, données concernant le sinistre |
| Indemniser les victimes d’un sinistre | Le contrat conclu entre vous et nous et notre obligation légale | Données d’identification, données financières |
| Gérer les envois de quittances, encaisser les primes ou vous rembourser dans le cadre d’une police d’assurance | Le contrat conclu entre vous et nous | Données d’identification, données financières |
| Faire un reporting des assurances RC Automoteurs | Notre obligation légale | Données d’identification, données concernant la police |
| Assurer le suivi des sinistres corporels | Notre intérêt légitime | Données d’identification, données concernant le sinistre, données de santé |
| Assurer le suivi des contrats d’assistance | Le contrat conclu entre vous et nous | Données d’identification, données concernant la police, le véhicule |
| Assurer l’immatriculation des véhicules assurés | Notre obligation légale | Données d’identification, caractéristiques personnelles, données concernant le véhicule |
| Gérer la notification d’un sinistre corporel considéré comme étant un cas grave | Le contrat conclu entre vous et nous et notre intérêt légitime | Données d’identification, caractéristiques personnelles, données concernant l’accident/sinistre, données de santé |
| Nous permettre de répondre à votre message de prise de contact | Votre consentement | Données d’identification des personnes de contact, votre message |
Afin de poursuivre les finalités spécifiées ci-dessus, nous serons amenés à partager vos données à caractère personnel avec les destinataires suivants :
| Catégories de destinataires | Raison du partage |
| Prestataires de services | Nous collaborons avec des prestataires de services qui travaillent pour notre compte et qui peuvent avoir besoin d’accéder à certaines de vos données à caractère personnel afin de nous fournir leurs services. Ces prestataires se sont engagés contractuellement à protéger et sécuriser vos données en qualité de sous-traitants conformément aux prescrits de l’article 28 RGPD. Ce sont notamment les sociétés que nous avons engagées pour fournir par exemple un service informatique, de messagerie promotionnelle, des sociétés internes au groupe AEDES. |
| Notre personnel | Dans certains cas, notre personnel aura besoin d’accéder à vos données à caractère personnel afin de nous permettre de poursuivre les finalités indiquées ci-dessus. |
| Sociétés tierces | Ces sociétés sont des partenaires à qui nous transférons certaines de vos données sur base de notre intérêt légitime. Vos intérêts, libertés et droits fondamentaux sont préservés par des engagements contractuels de ces sociétés, conformes au RGPD. Il s’agit notamment de banques, experts, compagnies d’assurances, ou de votre courtier. |
| Autorités publiques | Nous transférons certaines de vos données à des autorités publiques conformément à notre obligation légale. |
Certains destinataires sont situés dans des pays tiers autres que le nôtre. Lorsque nous transférons des données personnelles vers des pays situés en dehors de l’Espace Economique Européen qui sont considérés par la Commission européenne comme n’assurant pas un niveau adéquat de protection des données personnelles, nous utilisons des clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne pour assurer une protection adéquate. Pour de plus amples informations, notamment pour obtenir une copie des documents utilisés pour protéger vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter comme indiqué au point 4.2. ci-dessous.
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2.4.1. Cookies ne nécessitant pas de consentement
Notre site web utilise des cookies afin de fonctionner. Ces cookies ne nécessitent pas de consentement. Ils ne peuvent être refusés si vous souhaitez visiter le Site web dès lors qu’ils sont strictement nécessaires à son bon fonctionnement. Veuillez-vous référer au tableau ci-dessous pour toutes les informations pertinentes sur ces cookies.
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2.4.2. Cookies nécessitant le consentement
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2.4.3. Comment empêcher l’installation de cookies ou désactiver des cookies ?
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Partie 3 Comment protégeons-nous vos données ?
Nous conservons vos données personnelles conformément à notre politique de rétention des données uniquement aussi longtemps que nécessaire pour l’accomplissement des finalités décrites au point 2.2 ci-dessus ou conformément aux délais légaux de prescription pour les réclamations.
Nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles, conformément aux pratiques standards de l’industrie, pour assurer un niveau approprié de sécurité des données personnelles traitées. Néanmoins, la sécurité exige des efforts de tous les acteurs impliqués. Nous vous encourageons donc à contribuer à ces efforts en prenant vous-même des mesures de sécurité appropriées, notamment, lorsque cela est applicable, en utilisant des mots de passe forts et en gardant confidentiels tous les noms d’utilisateur et mots de passe.
Aucune décision automatisée ni aucun profil ne sera établi à votre sujet dans le cadre des traitements de données à caractère personnel décrits dans la présente déclaration de confidentialité.
Le contenu de ce site web n’est pas destiné à des enfants de moins de 13 ans. Nous ne collectons pas sciemment, ni directement d’informations auprès d’enfants de moins de 13 ans. Si votre âge est inférieur à 13 ans, veuillez ne pas utiliser ce site et ne fournir aucune donnée à caractère personnel. Si vous êtes parents ou tuteurs légaux et que vous pensez que votre enfant nous a fourni des données personnelles, veuillez nous contacter à l’aide des coordonnées renseignées au point 4.2 ci-dessous.
Partie 4 Vous pouvez nous contacter
Le RGPD accorde aux personnes concernées certains droits à l’égard de leurs données à caractère personnel. En conséquence, nous sommes à votre disposition pour vous aider à bénéficier de ces droits. Sauf limitations imposées par la législation applicable et sous réserve d’applicabilité, les droits suivants sont accordés aux personnes concernées :
- Droit d’accès : le droit d’être informé et d’obtenir l’accès aux données à caractère personnel que nous traitons vous concernant ;
- Droit de rectification : le droit d’obtenir que nous rectifions ou mettions à jour vos données à caractère personnel lorsqu’elles sont inexactes ou incomplètes ;
- Droit à l’effacement : le droit d’obtenir que nous effacions vos données à caractère personnel ;
- Droit à la limitation du traitement : le droit d’obtenir que nous cessions temporairement ou définitivement le traitement de tout ou partie de vos données à caractère personnel ;
- Droit d’opposition :
- le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons tenant à votre situation particulière ;
- le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de prospection;
- Droit à la portabilité des données : le droit de recevoir une copie de vos données à caractère personnel dans un format électronique et le droit de transmettre ces données à caractère personnel en vue d’une utilisation par un service tiers ; et
- Droit de vous opposer à la prise de décision automatisée : le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire.
Ces droits peuvent être limités, par exemple si l’exécution de votre demande révèle des données personnelles d’une autre personne, ou si vous nous demandez de supprimer des informations que nous sommes tenus de conserver en vertu de la loi ou en raison d’intérêts légitimes impérieux.
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Pour exercer vos droits, veuillez nous contacter à l’aide des coordonnées renseignées au point 4.2 ci-après. Afin de nous assurer que vous êtes la personne concernée, nous vous demandons de nous communiquer une copie de votre carte d’identité ou de tout autre document d’identification.
Enfin, en tant que personne concernée, vous bénéficiez du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle (en particulier dans l’État membre de l’Union européenne de votre lieu de résidence habituel, ou de votre lieu de travail, ou du lieu de la violation) si vous considérez que le traitement de vos données personnelles viole la législation applicable en matière de protection des données personnelles. Pour votre information, vous trouverez les coordonnées de l’Autorité belge de Protection des Données (APD) sur son site web : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen.
Si vous avez des questions sur la présente déclaration de confidentialité ou que vous souhaitez exercer vos droits, veuillez contacter notre délégué à la protection des données en nous envoyant un courrier électronique à l’adresse dpo@aedesgroup.com ou en nous écrivant à AEDES SA Route des Canons, 3, 5000 NAMUR.
La présente déclaration de confidentialité a été mise à jour le 01/09/2024. Nous pouvons y apporter des modifications de temps à autre. Veuillez consulter cette page pour y lire la version la plus récente
