Notice vie privée pour les candidats

Notice vie privée pour les candidats d’Aedes

Partie 1 Préalable

La présente notice d’information relative à la protection des données à caractère personnel et de la vie privée (ci-après, la « notice vie privée ») est établie afin de vous informer au sujet des données à caractère personnel (ci-après, les « données à caractère personnel ») qu’Aedes SA traite et dans quel but elles sont utilisées, ainsi que sur la manière dont elles sont protégées, sur la durée pendant laquelle elles sont conservées et sur la manière dont vous pouvez exercer vos droits de protection des données.

Elle s’applique aux personnes qui remettent leur candidature pour un éventuel emploi chez Aedes SA.

Partie 2 Contexte juridique

La présente notice s’applique aux traitements de données à caractère personnel effectués par Aedes SA (ci-après, « Aedes, nous, notre ou nos »), en tant que responsable du traitement, dont le siège social est établi à Route des Canons 3, 5000 Namur, Belgique et qui est inscrite auprès de la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro BE 0460.855.809, concernant les candidats à un emploi chez Aedes (ci-après « candidat » ou « vous »).

La notion de « données à caractère personnel » couvre un large spectre de données et est définie comme chaque élément d’information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.

Une personne identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale [1].

Les données à caractère personnel sont toute information vous concernant et permettant de vous identifier ; ces données peuvent inclure des données liées à votre identité ou votre parcours professionnel.

[1] Article 4, paragraphe 1, du RGPD.

Partie 3 Données à caractère personnel traitées par Aedes

Nous avons indiqué dans le tableau ci-dessous les catégories de données à caractère personnel qu’Aedes traite à votre sujet et la façon dont elle les collecte.

Catégories de données Description des données
Données d’identification Il s’agit de données nous permettant de vous identifier : nom, prénom(s), adresse, adresse email, téléphone/GSM.
Caractéristiques personnelles Il s’agit de votre sexe, langue, état civil, nationalité, date de naissance, permis de conduire, photo/vidéo si vous nous la transmettez volontairement.
Intérêts personnels Il s’agit de toutes les données que vous nous transmettez volontairement dans votre CV, telles que vos hobbys et intérêts.
Etudes et formations Il s’agit de toutes les données que vous nous transmettez volontairement dans votre CV, telles que diplômes, certificats, stages, formations particulières, compétences linguistiques.
Profession et emploi Il s’agit de toutes les données que vous nous transmettez volontairement dans votre CV, telles que les coordonnées de vos précédents employeurs.

Nous avons indiqué dans le tableau ci-dessous les finalités pour lesquelles Aedes traite vos données à caractère personnel, les bases juridiques associées sur lesquelles Aedes se fonde pour traiter légalement vos données à caractère personnel et les catégories de données à caractère personnel (telles que identifiées ci-dessus) utilisées à ces fins :

 

Finalité Fondement juridique Catégories de données
Enregistrer votre candidature pour un emploi au sein de notre société dans notre base de recrutement Notre intérêt légitime Données d’identification, caractéristiques personnelles, intérêts personnels, études et formations,  profession et emploi
Evaluer si votre candidature correspondant à un des profils recherchés (actuels ou futurs) Notre intérêt légitime Données d’identification, caractéristiques personnelles, intérêts personnels, études et formations,  profession et emploi
En cas d’engagement, conclure avec vous un contrat de travail et utiliser vos données à caractère personnel dans nos applications (RH et autres) L’exécution de mesures précontractuelles nécessaire à la conclusion de votre contrat de travail ? Données d’identification, caractéristiques personnelles, intérêts personnels, études et formations,  profession et emploi

 

(*) Nous considérons que vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux qui exigent une protection des données à caractère personnel ne prévalent pas sur notre intérêt légitime à traiter ces données pour évaluer si votre candidature peut être retenue dès lors que ces données sont sécurisées de manière appropriée.

La notion de « décision individuelle automatisée » est définie comme étant le droit pour une personne concernée de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, en ce compris le profilage, produisant des effets juridiques la concernant ou l’affectant de manière significative de façon similaire [1].

Aedes n’utilise pas de procédés de prise de décision automatisée, en ce compris le profilage. La décision de vous engager ou non ne repose par conséquent pas sur la base d’un traitement automatisé de vos données à caractère personnel.

[1] Article 22, paragraphe 1, du RGPD.

Partie 4 Protection en place

Afin de poursuivre les finalités spécifiées ci-dessus, nous serons amenés à partager vos données à caractère personnel avec les destinataires suivants :

Catégories de destinataires Raison du partage
Notre personnel Le service RH et éventuellement le(s) responsable(s) de service auront besoin d’accéder à vos données à caractère personnel afin de nous permettre de poursuivre les finalités indiquées ci-dessus.
Prestataires de services / Fournisseurs Nous collaborons avec des prestataires de services qui travaillent pour notre compte et qui peuvent avoir besoin d’accéder à certaines de vos données à caractère personnel afin de nous fournir leurs services. Ces prestataires se sont engagés contractuellement à protéger et sécuriser vos données en qualité de sous-traitants conformément aux prescrits de l’article 28 RGPD. Ce sont notamment les sociétés que nous avons engagées pour fournir par exemple un service informatique, des sociétés internes au groupe AEDES.

 

Aedes ne transfère pas vos données à caractère personnel à des destinataires situés dans des pays en dehors de l’Espace Economique Européen (EEE) si ceux-ci n’assurent pas un niveau adéquat de protection des données à caractère personnel.

Aedes a mis en place des mesures techniques et organisationnelles conformément aux pratiques standard de l’industrie, pour assurer un niveau approprié de sécurité des données à caractère personnel traitées.

Néanmoins, la sécurité exige des efforts de toutes les parties impliquées. Nous vous encourageons donc à contribuer à ces efforts en prenant vous-même des mesures de sécurité appropriées, notamment, lorsque cela est applicable, en utilisant des mots de passe forts et en gardant confidentiels tous les noms d’utilisateur et mots de passe.

 

Aedes conservera vos données à caractère personnel uniquement aussi longtemps que nécessaire pour l’accomplissement des finalités décrites ci-dessus.

Nous conservons vos données à caractère personnel dans notre base de recrutement pour une période de 5 ans maximum.

 

Partie 5 Vos droits ?

À tout moment, vous pouvez exercer les droits suivants :

  • Droit d’accès : le droit d’être informé et d’obtenir l’accès aux données à caractère personnel que nous traitons vous concernant ;
  • Droit de rectification : le droit d’obtenir que nous rectifions ou mettions à jour vos données à caractère personnel lorsqu’elles sont inexactes ou incomplètes ;
  • Droit à l’effacement : le droit d’obtenir que nous effacions vos données à caractère personnel ;
  • Droit à la limitation du traitement : le droit d’obtenir que nous cessions temporairement ou définitivement le traitement de tout ou partie de vos données à caractère personnel ;
  • Droit d’opposition :
    • le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons tenant à votre situation particulière ;
    • le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de prospection ;
  • Droit à la portabilité des données : le droit de recevoir une copie de vos données à caractère personnel dans un format électronique et le droit de transmettre ces données à caractère personnel en vue d’une utilisation par un service tiers ; et
  • Droit de vous opposer à la prise de décision automatisée : le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire.

Veuillez noter que tout droit de demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation et la notification y afférente, la portabilité des données ou le droit d’opposition peuvent être limités par des intérêts légitimes prépondérants.

En tant que personne concernée, vous bénéficiez du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle (en particulier dans l’État membre de l’Union européenne de votre lieu de résidence habituelle, de votre lieu de travail, ou du lieu de la violation) si vous considérez que le traitement des données à caractère personnel viole la législation applicable en matière de protection des données à caractère personnel.

  • Département des ressources humaines : notre Département des ressources humaines répond aux questions relatives au processus de recrutement et à la protection des données du personnel d’ Aedes liées à leur relation de travail. C’est donc votre premier point de contact. Vous pouvez envoyer une question ou une demande à ce département, en utilisant l’adresse e-mail suivante : lambert@aedesgroup.be.

 

  • Délégué à la protection des données : Aedes a désigné un délégué à la protection des données (DPO) ; Si vous souhaitez plus d’informations sur le traitement de vos données à caractère personnel ou si vous souhaitez exercer vos droits en vertu de la législation applicable en matière de protection des données, vous pouvez contacter le DPO dont l’adresse e-mail de contact est dpo@aedesgroup.be. Le DPO peut consulter le département des ressources humaines lorsque cela est jugé approprié.

 

  • Si vous souhaitez plus d’informations sur la présente notice vie privée, vous pouvez envoyer votre demande à l’adresse privacy@aedesgroup.be.

 

 

Nous nous réservons le droit, à notre entière appréciation, de modifier, d’ajouter ou de supprimer à tout moment des parties de la présente notice vie privée.

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